מעבדות לחירות: טיפים לניהול זמן למעצבים
מעבדות לחירות: טיפים לניהול זמן למעצבים

מעבדות לחירות: טיפים לניהול זמן למעצבים

יצירתיות היא יכולת שכל מעצב זקוק לה, אבל כדי להצליח בתחום - בעיקר כעצמאים - צריך לדעת לנהל את הזמן בחוכמה וביעילות. מדריך למשתמש

מי שראשו עסוק כל היום במחשבות יצירתיות עשוי למצוא עצמו מתקשה בהתמודדות עם אתגרים מנהלתיים, כמו עמידה בלוחות זמנים והאצלת סמכויות. אבל ניהול זמן הוא מיומנות מכריעה להצלחה מקצועית בתחום העיצוב – בעיקר כאשר מדובר בעצמאים. האופן שבו אתם מנהלים את זמנכם מכתיב לא רק את איכות העבודה, אלא גם את האופן שבו הלקוחות תופסים אתכם. קבלו שלושה טיפים מובילים שיאפשרו לכם להישאר יצירתיים, ממוקדים ויעילים באותה נשימה.  

רשימות רבותי, רשימות

יצירת רשימת משימות אולי נשמעת נדושה, אבל ביכולתה ליצור שינוי גדול בדפוסי העבודה ולסייע לכם לעמוד ביותר יעדים. רשימת מטלות יכולה לבוא בכל פורמט שמתאים לכם, על לוח מחיק או באפליקציה, וצריכה לכלול את כל מה שצריך לבצע באותו היום. בסיום כל מטלה פשוט מחקו אותה מהרשימה; לא תאמינו כמה סיפוק תרגישו.

צילום: david-travis-547046-unsplash

הכנת רשימת משימות תגזול מעט מאוד מזמנכם ותעניק לכם תחושת ארגון ושליטה. הנה כמה מהיתרונות של רשימת משימות:

·      עוזרת להישאר מרוכזים ומאורגנים.

·      מסייעת לזכור כל מה שצריך לעשות.

·      עוזרת לתכנן את חלוקת העבודה היומית.

·      מגבירה את היעילות, כשכל מה שאתם רוצים בסופו של יום זה לראות שהכל נמחק ממנה.

·      מסייעת בחישוב הזמן המוקדש למשימה כזו או אחרת, ובניהולו בצורה טובה יותר.  

את רשימת המשימות מומלץ להכין בתחילת היום או בסופו – בשני המקרים הסחות הדעת מינימליות, ואתם יכולים להתמקד במיפוי המשימות ליום העבודה הבא. אנחנו ממליצים להעלות על הכתב משימות שצצות במהלך יום העבודה, ולשבץ אותן ברשימת המטלות של היום הרלוונטי בסוף יום העבודה.

ברגע שיש לכם רשימה שכוללת את כלל המשימות, לא יזיק לסדר אותן מחדש לפי סדר עדיפויות. דרך אחת היא למיין לפי מידת הדחיפות: משימות דחופות בראש הרשימה ומה שיכול להמתין למחר בתחתיתה. אפשרות תעדוף אחרת היא לפי מידת המורכבות או הקושי של המשימה – מהקשה אל הקלה, מה שיבטיח שלא תדחו אותה ליום אחר.

הסחות דעת ושודדי זמן

אחד היתרונות הגדולים של עבודה כעצמאי היא העובדה שאתם יכולים לעבוד בקצב שלכם, אולם היתרון הזה טומן בחובו אתגר משמעותי: משמעת עצמית – גם כלפי עצמכם וגם מול הלקוחות.

מעבדות לחירות: טיפים לניהול זמן למעצבים
צילום: freestocks-org-229658-unsplash

·      הגדירו פרק זמן שמוקדש למעקב אחר ההתנהלות היומיומית שלכם, כדי להבין איפה אתם מבזבזים זמן יקר. למה הכוונה? לפעם ההיא שבה החלטתם לבדוק מיילים וגיליתם – שלוש שעות מאוחר יותר – שכל הזמן ריפרשתם ללא הרף את הפיד בפייסבוק.

·      עובדים מהבית אבל לא חיים בו לבדכם? ודאו שכולם מודעים לשעות העבודה שלכם, ובקשו לא להפריע לכם.

·      שמרו על אזור העבודה שלכם נקי, מסודר ומאורגן, כשהכוונה גם לחפצים פיזיים וגם לדיגיטליים. סביבת עבודה לא מאורגנת מייצרת ״רעש״ שעלול להסיח את דעתכם ולגרום לבזבוז זמן.

·      אם עבודה במיטה מעוררת בכם עייפות ואפילו הקירבה אליה גורמת לכם לפהק, שמרו מרחק וקבעו אזור עבודה אחר בבית.

·      קבעו לעצמכם הפסקות ואל תחרגו מהן.

חשוב להציב גבולות גם בכל מה שנוגע לאינטראקציה עם לקוחות, והרבה מזה מסתכם בתקשורת. שאלו את עצמכם, האם אתם באמת זקוקים ל-10 פגישות כדי ליצור קונספט עיצוב ראשוני?

·      השתדלו להיות כמה שיותר פרודוקטיביים במהלך הפגישות עם לקוחות, וצמצמו את הזמן המוקדש להערות.

·      הגדירו מראש ובאופן הדדי את פרקי הזמן והמועדים שבהם אתם זמינים לשיחות או מיילים, והם עבורכם.

·      אל תתחייבו למועדי הגשה שאינכם יכולים לעמוד בהם. אל תקחו על עצמכם יותר עבודה מהכמות שאתם מסוגלים להתמודד עמה, כדי שלא תשרפו את הנר בשני קצוותיו.

יותר זה פחות: כך תהיו יותר יעילים בפחות זמן

אחרי שהנחתם את היסודות והצלחתם להתנהל על פי שיטות העבודה שאימצתם, הגיע הזמן לשלב הבא: כך תנצלו את הזמן שלכם בצורה המיטבית.

·      כל מה שאתם עושים בו שימוש יותר מפעם אחת – הצעות מחיר, טפסים, קורות חיים, צ׳קליסט לאפיון צרכי לקוח וכדומה – צריך לעבור אוטומציה. צרו קבצי תבנית, שעל בסיסם תוכלו להכין העתקים בהתאמה אישית לכל לקוח או פרויקט.

·      האצילו סמכויות ומשימות בכל הזדמנות.

·      לפני שאתם יוצאים לפגישה, ודאו שרשימת הנושאים לדיון ברורה לכל המשתתפים ושובו כשבידיכם רשימת משימות מעוגנת בלוח זמנים.

·      השתמשו באפליקציות מעקב וניהול זמן, כדי שתוכלו להתרכז בעבודה עצמה.

אל תפספסו