אקסל, שפר הופעתך

pixabay

הפקת קובץ מקצועי שגם נראה טוב

רעיונות העיצוב הטובים ביותר עבור גיליון אקסל

אין דבר מתסכל יותר מגליון אקסל המכיל גרפים מבולגנים, מרווחים מוזרים בעמודות, פונטים מעורבבים ונתונים לא מסודרים. כחלק מהעדכונים הרבים לתוכנה, הפוקוס היום הוא על כלים עיצוביים שמטרתם קבלת קובץ שאינו רק הצגת נתונים ושיתופם אלא קובץ בולט ובעל אסתטיקה עיצובית ומקצועית.
הנה כמה רעיונות מעולים לעיצוב אשר יוסיפו לגרפים, לתאים ולמידע שלכם ערך מוסף מעבר לקובץ נתונים.


הצגת נתונים 

שורות על גבי שורות של מספרים ונתונים יבשים הינם מסובכים להבנה אלא אם הינכם רגילים לכך.
לדוגמא, הצגת דוח רווחים רבעוני של חברה ציבורית. למרות שהוא בעיקרו קובץ מבוסס טקסט, נתח נרחב מהנתונים כגון דוחות כספיים מגיעים היישר מגיליונות אקסל. זה מדגיש את הצורך בשיפור ויזואלי של  הצגת הנתונים ואת הצורך בעיצוב פשוט, עקבי וקל לקריאה. עיצוב אחיד מאפשר הבנת הדוח במהירות ומציאת הנתונים הנחוצים בקלות שכן נדע בדיוק היכן הם נמצאים.
בנוסף לכך, חברות לעיתים קרובות מפרסמות מצגות של slideshare  (שירות להעלאת קבצים ומצגות לשימוש אישי או שיתוף ציבורי) המציגות את אותם נתונים בצורה שונה. דבר העוזר להבליט מרכיבים עיקריים בעסק ומשפר משמעותית את היכולת לאתר מגמות וחריגות.
הצגה ויזואלית שכזו – עוזרת בהעברת הנקודה או הרעיון ומאפשרת איתור הזדמנויות.
התוצר הסופי יכול להיות ב PDF, אבל מקור הנתונים הוא לרוב גיליון המכיל כליDataViz  (תוכנת המרת קבצים מפורמט אחד לאחר) כגון: גרפים ותרשימים.


אומנות העיצוב ליצירת גרפים ותרשימים מושכים ויזואלית

הסוד בבחירת העיצוב הגרפי טמון בהבנה שכלים אלו משמשים להעברת הנתונים דרך הצגת סיפור. כאשר אנו מבינים את זה, אנחנו מייד יודעים איך לעצב זאת ויזואלית.
לדוגמא: אם ברצוננו להראות נתח שוק, הדרך האידיאלית להצגה תהיה כנראה תרשים עוגה. כך ניתן לראות איזה חלק מכלל העוגה מתאים לנתון הספציפי אותו אנו רוצים להראות.
ניתן להשתמש גם בגרף עמודות או גרף קווי, אך כנראה שלא תתקבל אותה השפעה ויזואלית כמו תרשים עוגה. בדומה לכך, אם נרצה להציג נתונים המבוססים על ציר זמן, גרף קווי תהיה בחירה הגיונית יותר  מתרשים בועות או גרף עמודות. המפתח לשימוש בגרף או התרשים הנכון הוא הבנת איזה סיפור תרצו שהנתונים יספרו. האם אתם מראים צמיחה לאורך זמן, איך דברים השתפרו במקומות ספציפיים, או רק מדגישים קבוצת נתונים מסויימת? לכן חשוב לדעת מה הנתונים שלכם אמורים להעביר לפני שאתם מנסים להמיר אותם להצגה ויזואלית בעלת השפעה.

איך לעצב טבלאות וגרפים



בחירת פונקציות format נכונות

כשמדובר בארגון של העמודות, השורות, התאים או אפילו הגרפים והתרשימים, הכרחי לזכור שעקביות חשובה יותר מגיוון – לפחות במקום בו נדרשת הצגת נתונים. כפי שהצגנו בקצרה , פונקציות format אחידות חשובות להנגשה קלה.
פונקציות format סטנדרטיות בקבצי האקסל לא רק יקלו על מציאת מידע רלוונטי, אלא יאפשרו חוויה פחות כואבת ומתסכלת מאשר שימוש בנתונים ללא עיצוב וארגון. זה נמצא בפרטים הקטנים, למשל איזה פונקציית format צריכה להיות לעמודה מסויימת, באיזה צבע תרצו שהתוכן יוצג, איזה סוג שוליים יתאימו יותר וכן הלאה.
רצוי לשאול את עצמכם שאלות כגון: "האם נרצה שחלק מסויים מהנתונים ימשכו תשומת לב מיידית", "האם עלינו לכלול יחידות(ס"מ, קמ"ש, $ וכו) בתוך התאים או בכותרת העמודה" וכדומה. אין חוקי עיצוב ספציפיים עבור כך, אך מה שתרצו להשיג הינו עקביות לאורך מגוון גיליונות וכן מראה אחיד עבור סוגי נתונים דומים.
לדוגמא: בניהול חשבונות, מספרים שליליים מועברים לרוב בסוגריים עם טקסט בצבע אדום. האם זה רלוונטי לנתונים שלכם והאם זה משרת את המטרה? זה אמנם לא נראה כמו סוגיה רצינית, אך אם לא תתייחסו לנקודות האלו בשלב מוקדם אז סביר להניח שארגון רנדומלי ייתן אותותיו על קבצי האקסל שלכם במשך הזמן.

אינפוגרפיקה

" היא הצגה חזותית של מידע כמותי ואיכותני בצורה ברורה וקלה להבנה" כפי שמגדירה זאת ויקיפדיה . זהו תחום הולך ומתפתח של תצוגת מידע באמצעים ויזואלים קלים לעיכול. ניתן להתרשם יום יום במדורי הכלכלה כיצד נתונים מוצגים לציבור הרחב כדי להסביר מהלכים כלכליים מסובכים. כדי לעצב אינפוגרפיקה ניתן לפנות למעצב מומחה לתחום, או לחברות כגון easel.ly או infogr.am הבנו מערכות קלות לתפעול בו אתם מזינים את הטבלאות שלכם ומקבלים הצעות לעיצוב.

גם המפה של הsubway בניו יורק לוקחת מידע מסובך ומציגה אותו בפשטות (על ידי אותיות וצבעים). מקור: pixabay.com

אז מה יהפוך אתכם ל"תותחי" הצגת אקסל וטבלאות ?

  • השתמשו בכלים הנכונים לספר את הסיפור הנכון.
  • שמרו על הקבצים מאורגנים ואחידים ולא רנדומלים.
  • הפכו נתונים מורכבים לפשוטים יותר להבנה על ידי תוספות של מידות והסברים
  • השתמשו במעצב אינפוגרפיקה או תוכנות אינפוגרפיקה

לעצב , גם גליון אקסל זו אינה עבודה מהירה וקלה, אבל מחשבה ותכנון עיצובי במקביל יהוו נקודת פתיחה עבורכם ליצירת עיצוב אקסל ייחודי עבורכם.
טיפ קטן: וודאו התאמת הנתונים לטקסט המוצג, כלל ברזל לפרזנטציה מנצחת.

אל תפספסו